8. Checkliste

Checkliste erstellen (Referenzprüfung)

Nachdem ein Anmeldeformular auf Flatfox eingegangen ist, kann dieses mit der elektronischen Checkliste geprüft werden. Dazu wird die entsprechende Unterhaltung im Messenger geöffnet. Neben dem Namen des Interessenten befindet sich ein Anmeldeformular-Symbol, ein Klick darauf öffnet das Anmeldeformular. Links neben dem Anmeldeformular kann dann der Button "Checkliste erstellen" gedrückt werden um die Checkliste zu öffnen.

Anmeldeformular öffnen

Checkliste ausfüllen

Die Referenzen werden wie gewohnt geprüft, das Resultat dieser Prüfung wird direkt in der Checkliste festgehalten. Dazu können die Fragen mit Ja(✓) oder Nein(X) beantwortet werden, sowie die Kommentarfelder mit Freitext ausgefüllt werden.

Tipp: Wenn Sie über den Computer telefonieren (z. B. Skype for Business), können Sie direkt auf die angegebene Telefonnummer (in Blau) klicken um anzurufen.

Die Arbeitgeberreferenz summiert automatisch die Einkommen der Bewerber zu einem Haushaltseinkommen. So kann, mittels grün-roten Balkens, auf einen Blick die 1/3 - Regel erkannt werden. Es wird immer das tiefste Einkommen der Einkommensspanne verwendet (z.B. CHF 100'000 bei CHF 100'000 bis 120'000).

Checkliste ausfüllen

Checkliste abschliessen

Am Ende können Sie die Checkliste abschliessen. Zur Rückverfolgung wird jeweils der Mitarbeitername inklusive Zeitstempel angezeigt. Die Checkliste kann wieder geöffnet werden, auch dies wird zur Nachverfolgung vermerkt.

Eine abgeschlossene Checkliste zeigt ein Häckchen (✓) wenn alle Fragen positiv mit Ja beantwortet wurden, ein Ausrufezeichen (!) wenn nicht alle Frage beantwortet wurden oder ein Kreux (x) wenn eine Frage mit nein beanwortet wurde. Diese Symbole haben rein informativen Charakter, ein Vertrag kann in jedem Fall ausgestellt werden.

Vier Augen Prinzip: Wenn Sie das "Vier Augen Prinzip" anwenden empfiehlt es sich, dass Mitarbeiter 1 die Checkliste ausfüllt und Mitarbeiter 2 die Checkliste abschliesst. Auf diese Weise kann jederzeit nachvollzogen werden, dass das vier Augen Prinzip korrekt eingehalten wurde.

Tipp: Wenn Sie die Checkliste jemandem zur Überprüfung senden wollen, können Sie einfach die URL kopieren (während Sie die Checkliste im Browser geöffnet haben) und diese beispielsweise per E-Mail an einen anderen Mitarbeiter weitergeben. Beim Aufruf der URL öffnet sich direkt die korrekte Checkliste.

Checkliste abschliessen

Weitere Anmeldungen und Kommentare zum Bewerber

Direkt unter der Checkliste befindet sich eine Übersicht aller Anmeldeformulare und bereits erstellter Checklisten eines Bewerbers innerhalb Ihrer Organisation. So muss ein Bewerber nicht zweimal geprüft werden, wenn sich dieser auf mehrere Wohnungen Ihrer Verwaltung bewirbt.

Es ist ausserdem möglich einen Kommentar beim Bewerber zu hinterlegen. Diesen Kommentar sehen alle Mitarbeiter Ihrer Organisation wenn sich dieselbe Person erneut auf eine Ihrer Wohnungen bewirbt.

Bewerberübersicht