6. Inserateverwaltung

Inserate verwalten

Über den Navigationspunkt “Inserate” erreicht man die Inserateübersicht. Hier befinden sich alle Inserate / Kündigungen, für die man als Inserent hinterlegt ist (i.d.R. Vermietungsrolle, selbst gewählter Inserent oder Stellvertreter).

Pro Inserat ist mittels Labels wie z.B. “Formular eingereicht” der Vermietungsfortschritt ersichtlich. Durch das Klicken auf die Adresse gelangt man zu den Kontaktanfragen, sowie dem Kommunikationsverlauf.

Inserateübersicht

Suche und Filterfunktion

In der Inserateübersicht findet sich über den Inseraten eine Power- Suchleiste, welche es ermöglicht mehrere Filter zu kombinieren und gleichzeitig zu suchen.

Mit einem Klick auf die Suchleiste können in der Dropdown Liste verschiedene Filter ausgewählt werden, um beispielsweise nur Inserate welche Online sind anzuzeigen. Zusätzlich können Suchbegriffe eingegeben und kombiniert werden.

Tipp: Es kann gesucht werden nach: Strasse, Ort, PLZ, Referenznummer, Mitarbeiter, Mietinteressent, Name auf Anmeldeformular, E-Mailadresse,...

In untenstehenden Bild wurde beispielsweise folgendes gefiltert und gesucht: nur Wohnobjekte angezeigen, mit Kontaktanfrage, mit einer erstellten Checkliste, Mitarbeiter "Müller", Standort "Zürich", Interessentin "Erika Meier".

Inserate filtern und durchsuchen

Pendenzen & Erinnerungen erstellen

Um Notizen oder Todo's auf einem Inserat zu hinterlassen, eignet sich die Pendenzen-Funktion.

Es können beliebig viele Pendenzen pro Inserat erfasst werden. Es empfiehlt sich, die Erinnerung hinzuzufügen, so wird zum eingestellten Zeitpunkt per flatfox Assistent an die Pendenz erinnert. Die Erinnerung erfolgt ebenfalls per E-Mail, sofern die Benachrichtigung dazu eingeschaltet ist. Mietinteressenten können diese Pendenzen nicht sehen.

Pendenz erstellen

Inserent ändern

Um mit den Interessenten im Messenger kommunizieren zu können und Benachrichtigungen zu erhalten muss der jeweilige Mitarbeiter als Inserent hinterlegt sein (die Wohnung ist somit "abonniert").

Soll der Inserent geändert werden oder ein zusätzlicher Inserent zum Inserat hinzugefügt werden, so wird dieser direkt beim jeweiligen Inserat unter "mehr", "Inserenten ändern" hinzugefügt oder entfernt. Es können beliebig viele Inserenten auf einem Inserat sein, jedoch immer mindestens einer.

Tipp: Wenn ein Inserent nicht nur zu einzelnen sondern allen eigenen Inseraten hinzugefügt werden soll, empfiehlt es sich die Stellvertreterfunktion in den Profileinstellungen zu verwenden. Ein Stellvertreter wird auch automatisch auf neu erstellte eigene Inserate hinzugefügt.

Hinweis: Bei Inserierung mittels IDX wir beim erneuten Abgleich immer die im Immobilienverwaltungsprogramm hinterlegte Person als Inserent hinzugefügt. Für einen Dauerhaften Inserentenwechsel muss dieser auch im Immobilienverwaltungstool angepasst werden.

Inserent ändern

Manuelles Erfassen von Anmeldeformularen

Erfolgt eine Bewerbung seitens eines Interessenten auf dem Papierweg, lässt sich dieser über die Funktion “Anmeldung erfassen...” auf der Inserateübersicht nachträglich manuell erfassen. So sind alle Dokumente an einem Ort.

Anmeldung erfassen

Inserateübersicht