7. Messenger

Übersicht Kontaktanfragen / Bewerbungen im Messenger

Durch das Klicken auf ein Inserat gelangt man in den Messenger. Hier befinden sich Anfragen, Kommunikationsverläufe, Bewerbungen und Statusmeldungen. Ähnlich wie bei WhatsApp Web, sind sämtliche Anfragen von Interessenten auf der linken Seite ersichtlich. Es können nun Nachrichten mit den Mietinteressenten ausgetauscht werden, es ist auch möglich, Dateien in beide Richtungen zu senden. Sollte der Chat gesperrt sein, muss die Wohnung vorher "Abonniert" werden, also zu den eigenen Objekten hinzugefügt werden, dies geschieht im Inseratemenu der Inserateübersicht unter "Inserent Ändern".

Flatfox Messenger

Durch das Klicken auf einen Interessenten gelangt man in den Kommunikationsverlauf. Oberhalb der Interessenten befindet sich der “Flatfox Assistent”, der die Kommunikation mit dem Flatfox Support ermöglicht. Weiter werden dort ebenfalls gewisse Statusmeldungen angezeigt.

Hinweis: Es werden alle Kontaktanfragen auf Flatfox gesammelt. Kommt die Anfrage von einem anderen Immobilienportal, so ist dies zu Beginn der Unterhaltung vermerkt ("Konversation wurde durch eine Kontaktanfrage von xyz.ch gestartet."). (Sollte dies bei Ihnen noch nicht eingerichtet sein, kontaktieren Sie uns bitte.)

Unterhaltung als ungelesen markieren

Unterhaltungen können als ungelesen markiert werden, indem auf das Nachrichtenmenu geklickt wird und dann auf "als ungelesen markieren". Dies kann helfen, wenn Nachrichten zwar gelesen werden, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt oder einem anderen Mitarbeiter bearbeitet werden sollen.

Unterhaltung als ungelesen markieren

Unterhaltung verschieben

Kontaktanfragen / Bewerbungen von einzelnen Interessenten lassen sich zwischen den verschiedenen Inseraten verschieben. Über das Interessentenmenu gelangt man auf die Funktion “Unterhaltung verschieben”. Nun muss das Inserat gewählt werden, zu welchem die Unterhaltung verschoben werden soll.

Nach der Bestätigung wird die Unterhaltung auf dem neuen Inserat eröffnet (inkl. Verlauf und Dokumenten) und im alten Inserat geschlossen.

Tipp: auch geschlossene/abgelehnte Anfragen lassen sich auf ein anderes Inserat verschieben.

Unterhaltung verschieben

Begrüssungsnachricht (Automatische erste Nachricht)

Für jedes Inserat kann eine individuelle Begrüssungsnachricht hinterlegt werden. Dies geschiet bei der Bearbeitung des Inserats (unter "mehr" -> "Bearbeiten" ->Tab "Kontakt"): Diese Nachricht wird als erste Antwort auf eine Anfrage eines Interessenten gesendet. Zusätzlich kann gewählt werden ob Flatfox über die Anfrage informieren soll mit dem Häckchen bei "Informieren Sie mich über neue Kontaktanfragen" oder ob diese dank der Begrüssungsnachricht als erledigt gilt.

Tipp: Drei Standardfälle mit Beispiel:

  • Aktueller Mieter/Hausmeister führt Besichtigung durch: "Bitte melden Sie sich bei Herrn Müller, Tel. 079XXXXX"
  • Fixer Besichtigungstermin: "Der Besichtigungstermin findet statt am 01.01.2020, 18:00-20:00"
  • Leerstand: Keine Begrüssungsnachricht. (Flatfox sendet automatisch "Vielen Dank für Ihre Anfrage", auch empfiehlt es sich eine Anfrage auf einem Leerstand jeweils individuell zu bearbeiten.)

Hinweis: Aus gewissen Verwaltungssystemen (z.B. (G)REM) erhalten wir die Begrüssungsnachricht direkt per IDX, diese muss desshalb direkt dort editiert werden. Bekommen wir die Begrüssungsnachricht per IDX gibt es bei hinterlegter Begrüssungsnachricht keine Benachrichtung für die erste Anfrage.

Begrüssungsnachricht bearbeiten

Besichtigungstermine

Links neben dem Nachrichtenfeld unter dem Plus findet sich der Terminvorschlag. Hiermit können Besichtigungstermine vereinbart werden.

Wenn der Interessent den Besichtigungsterm annimmt, bekommen beide Parteien automatisch einen Outlook Kalendereintrag. Zusätzlich bekommt der Interessent am Tag vor der Besichtigung noch einen Reminder per E-Mail.

Über dem Flatfox Assistent befindet sich der Tab "Besichtigungstermine" (rot markiert), dieser bietet eine Übersicht und Verwaltung aller Besichtigungstermine. Ausserdem erlaubt er es Termine abzusagen sowie neue automatische Termineinladungen zu erfassen.

Besichtigungstermin senden

Anfrage ablehnen

Kommt ein Interessent nicht in Frage oder hat kein Interesse mehr, empfiehlt es sich diesen direkt abzulehnen. Dazu wird dieser im Interessenten Menu "× Ablehnen" gewählt. Eine individuelle Absagenachricht kann gesendet werden. Es kann nicht mehr mit dem Interessenten kommuniziert werden. Sollte eine Anfrage versehentlich abgelehnt worden sein, kann diese über die selbe Schaltfläche wieder reaktiviert werden.

Hinweis: Wenn keine individuelle Absagenachricht gesendet wird gibt es zwei Varianten: Im Falle einer Kontaktanfrage wird nur der Chat geschlossen, dem Interessent wird angezeigt: "Die Unterhaltung wurde geschlossen und ist nicht länger verfügbar." (Diese Nachricht wird nicht per E-Mail versandt).
Im Falle einer eingereichten Bewerbung sendet Flatfox folgende Absagenachricht: "Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass Ihre Bewerbung auf das Objekt an der “Schreinerstrasse 64, 8004 Zürich” nicht berücksichtigt wird." (Diese Nachricht wird per E-Mail versandt). Die Unterhaltung wird ebenfalls geschlossen.

Anfrage ablehnen

Text formatieren

Die Formatierung des Textes im Flatfox Messenger funktioniert analog Whatsapp:

  • *fett* = fett
  • _kursiv_ = kursiv
  • ~durchgestrichen~ = durchgestrichen
  • www.flatfox.ch = www.flatfox.ch (URLs werden automatisch klickbar)

Formatierungen im Flatfox Messenger

Übersicht der Messenger Funktionen