Übersicht Kontaktanfragen / Bewerbungen im Messenger

Durch das Klicken auf ein Inserat gelangt man in den Messenger. Hier befinden sich Anfragen, Kommunikationsverläufe, Bewerbungen und Statusmeldungen. Ähnlich wie bei WhatsApp Web, sind sämtliche Anfragen von Interessenten auf der linken Seite ersichtlich. Es können nun Nachrichten mit den Mietinteressenten ausgetauscht werden, es ist auch möglich, Dateien in beide Richtungen zu senden. Sollte der Chat gesperrt sein, muss die Wohnung vorher "Abonniert" werden, also zu den eigenen Objekten hinzugefügt werden, dies geschieht im Inseratemenu der Inserateübersicht unter "Inserent Ändern".

Flatfox Messenger

Durch das Klicken auf einen Interessenten gelangt man in den Kommunikationsverlauf. Oberhalb der Interessenten befindet sich der “Flatfox Assistent”, der die Kommunikation mit dem Flatfox Support ermöglicht. Weiter werden dort ebenfalls gewisse Statusmeldungen angezeigt.

Hinweis: Es werden alle Kontaktanfragen auf Flatfox gesammelt. Kommt die Anfrage von einem anderen Immobilienportal, so ist dies zu Beginn der Unterhaltung vermerkt ("Konversation wurde durch eine Kontaktanfrage von xyz.ch gestartet."). (Sollte dies bei Ihnen noch nicht eingerichtet sein, kontaktieren Sie uns bitte.)

Unterhaltung als ungelesen markieren

Unterhaltungen können als ungelesen markiert werden, indem auf das Nachrichtenmenu geklickt wird und dann auf "als ungelesen markieren". Dies kann helfen, wenn Nachrichten zwar gelesen werden, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt oder einem anderen Mitarbeiter bearbeitet werden sollen.

Unterhaltung als ungelesen markieren

Unterhaltung verschieben

Kontaktanfragen / Bewerbungen von einzelnen Interessenten lassen sich zwischen den verschiedenen Inseraten verschieben. Über das Interessentenmenu gelangt man auf die Funktion “Unterhaltung verschieben”. Nun muss das Inserat gewählt werden, zu welchem die Unterhaltung verschoben werden soll.

Nach der Bestätigung wird die Unterhaltung auf dem neuen Inserat eröffnet (inkl. Verlauf und Dokumenten) und im alten Inserat geschlossen.

Tipp: auch geschlossene/abgelehnte Anfragen lassen sich auf ein anderes Inserat verschieben.

Unterhaltung verschieben

Begrüssungsnachricht (Automatische erste Nachricht)

Für jedes Inserat kann eine individuelle Begrüssungsnachricht hinterlegt werden. Dies geschieht bei der Bearbeitung des Inserats (unter "mehr" -> "Bearbeiten" ->Tab "Kontakt"): Diese Nachricht wird als erste Antwort auf eine Anfrage eines Interessenten gesendet. Zusätzlich kann gewählt werden ob Flatfox über die Anfrage informieren soll: mit dem Häkchen bei "Informieren Sie mich über neue Kontaktanfragen" oder ob diese, dank der Begrüssungsnachricht, als erledigt gilt.

Tipp: Drei Standardfälle mit Beispiel:

  • Aktueller Mieter/Hausmeister führt Besichtigung durch: "Bitte melden Sie sich bei Herrn Müller, Tel. 079XXXXX"
  • Fixer Besichtigungstermin: "Der Besichtigungstermin findet statt am 01.01.2020, 18:00-20:00"
  • Leerstand: Keine Begrüssungsnachricht. (Flatfox sendet automatisch "Vielen Dank! Der Inserent hat Ihre Kontaktanfrage erhalten und wird sich so bald als möglich melden.", auch empfiehlt es sich eine Anfrage auf einem Leerstand jeweils individuell zu bearbeiten.)

Sprache: Zusätzlich zur "Standard-Begrüssungsnachricht" können Übersetzungen in Deutsch/Englisch/Französisch/Italienisch hinterlegt werden. Ist in einer Sprache keine Übersetzung hinterlegt so wird die Standardsprache ausgespielt. Relevant ist die auf Flatfox eingestellte Sprache des Interessenten.

Hinweis: Aus gewissen Verwaltungssystemen (z.B. (G)REM) erhalten wir die Begrüssungsnachricht direkt per IDX, diese muss deshalb direkt dort editiert werden. Bekommen wir die Begrüssungsnachricht per IDX gibt es bei hinterlegter Begrüssungsnachricht keine Benachrichtigung für die erste Anfrage. Aus (G)REM ist es möglich die Begrüssungsnachricht dreisprachig zu hinterlegen: wenn keine Übersetzung gewünscht ist müssen Texte oder allfällige Vorlagen gelöscht werden damit die Felder Französich/Italienisch leer sind.

Begrüssungsnachricht bearbeiten

Besichtigung

Mittels der Besichtigungsfunktion können die Mietinteressenten zur Wohnungsbesichtigung eingeladen werden. Allen Interessenten werden die selben Termine zur Auswahl gestellt. Die Termine werden automatisch in Ihren Kalender eingetragen.
Der Interessent kann sich für einen Termin entscheiden und bekommt bei Auswahl eines Termins ebenfalls einen Outlook Kalendereintrag. Zusätzlich bekommt er am Tag vor der Besichtigung noch eine Erinnerung per E-Mail. Neben den Terminen gibt es eine Übersicht aller Teilnehmer.

Es empfiehlt sich das Häkchen bei "Automatisch einladen" zu aktiveren, wodurch zukünftige interessenten automatisch zur Besichtigung eingeladen werden. Wenn gewünscht kann die maximale Anzahl Teilnehmer pro Termin festgelegt werden.

Tipp: Die Besichtigungs URL kann auch per E-Mail weitergeben werden - ein Flatfox Konto wird nicht benötigt.

Besichtigungstermin Bearbeiten & Senden

Termin

Im Gegensatz zur Besichtigung ist der Termin für individuelleTerminvorschläge an einzelne Interessenten.
Links neben dem Nachrichtenfeld unter dem Plus findet sich der Terminvorschlag. Hiermit können Termine vereinbart werden.

Wenn der Interessent den Besichtigungsterm annimmt, bekommen beide Parteien automatisch einen Outlook Kalendereintrag. Zusätzlich bekommt der Interessent am Tag vor der Besichtigung noch eine Erinnerung per E-Mail.

Optional kann dem Termin ein Titel sowie eine Beschreibung gegeben werden.

Tipp: Für individuelle Termine verwenden Sie den "Termin" und für (öffentliche) Besichtigungstermine mit mehreren Teilnehmern und mehreren Daten verwenden Sie die "Besichtigung".

Termin senden

Anfrage ablehnen

Kommt ein Interessent nicht in Frage oder hat kein Interesse mehr, empfiehlt es sich diesen direkt abzulehnen. Dazu wird dieser im Interessenten Menu "× Ablehnen" gewählt. Eine individuelle Absagenachricht kann gesendet werden. Es kann nicht mehr mit dem Interessenten kommuniziert werden. Sollte eine Anfrage versehentlich abgelehnt worden sein, kann diese über die selbe Schaltfläche wieder reaktiviert werden.

Hinweis: Wenn keine individuelle Absagenachricht gesendet wird gibt es zwei Varianten: Im Falle einer Kontaktanfrage wird nur der Chat geschlossen, dem Interessent wird angezeigt: "Die Unterhaltung wurde geschlossen und ist nicht länger verfügbar." (Diese Nachricht wird nicht per E-Mail versandt).
Im Falle einer eingereichten Bewerbung (Anmeldeformular) sendet Flatfox folgende Absagenachricht (sofern keine individuelle Absagenachricht definiert ist): "Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass Ihre Bewerbung auf das Objekt an der “Schreinerstrasse 64, 8004 Zürich” nicht berücksichtigt wird." (Diese Nachricht wird per E-Mail versandt). Die Unterhaltung wird ebenfalls geschlossen.

Anfrage ablehnen

Text formatieren

Die Formatierung des Textes im Flatfox Messenger funktioniert analog Whatsapp:

  • *fett* = fett
  • _kursiv_ = kursiv
  • ~durchgestrichen~ = durchgestrichen
  • www.flatfox.ch = www.flatfox.ch (URLs werden automatisch klickbar)

Formatierungen im Flatfox Messenger

Nachricht an mehrere Empfänger senden

Soll eine Nachricht an mehrere Empfänger gesendet werden, so können über das "Checkboxen - Symbol" die gewünschten Interessenten markiert werden. Ein Klick auf das Multi-Empfänger Symbol neben der Checkbox oben öffnet ein Fenster in welchem die Nachricht an die gewählten Interessenten gesendet werden kann.

Tipp: Soll automatisch eine Nachricht an alle Interessenten gesendet werden so empfiehlt es sich ein Begrüssungsnachricht zu hinterlegen.

Nachricht an mehrere Empfänger senden

Warteliste

Es empfiehlt sich, gute Interessenten auf die Warteliste einzuladen. Der Interessent erhält eine E-Mail in welcher er bestätigen muss, dass er auf die Warteliste möchte, ausserdem kann er sein Suchprofil - ähnlich eines Suchabos - weiter verfeinern. Er hat ausserdem jederzeit die Möglichkeit sich von der Warteliste zu entfernen. Alle 60 Tagen muss der Interessent bestätigen, dass er auf der Warteliste bleiben möcht: so bleibt diese stets aktuell.

Tipp: Es empfiehlt sich alle guten Kanditaten auf die Warteliste einzuladen, so finden Sie schneller einen neuen Mieter wenn die nächste Wohnung frei ist.

Auf Warteliste einladen

Wartelisten-Treffer

Sobald ein passender Interessent für eine Wohnung gefunden wurde, zeigt es direkt beim Inserat den Treffer mittels Label "Warteliste" an. Ein klick auf dieses Label zeigt eine Übersicht der Treffer und erlaubt es einzeln oder allen Interessenten den Treffer zuzusenden. Der Interessent erhält dann eine E-Mail mit einer Vorschau und Link zum Inserat, sowie den direkten Bewerbungslink um sich auf die Wohnung anzumelden.

Tipp: Treffer kann es schon auf Kündigungen geben - somit muss die Wohnung ggf. gar nicht ausgeschrieben werden.

Wartelisten-Treffer und Label

Übersicht der Messenger Funktionen