Déclaration de protection des données

1. Qui sommes-nous?

L’entreprise ci-après («nous») est responsable du traitement des données conformément à la présente déclaration de protection des données:

Flatfox SA
Speichergasse 31, 3011 Berne
[email protected]

2. Quelles données personnelles traitons-nous et à quelles fins?

Selon les cas et la finalité, nous traitons différents types de données personnelles, détaillés dans cette section et dans nos Conditions générales (CG).

De façon générale, vos données personnelles nous sont fournies directement par vous-même, que ce soit parce que vous nous les transmettez ou, par exemple, quand vous sollicitez nos services ou communiquez avec nous. C’est notamment le cas lorsque, par la création d’un compte utilisateur, vous nous indiquez votre adresse e-mail ainsi que vos nom et prénom, lorsque vous vous présentez comme auteur d’annonces en qualité de personne physique, lorsque vous créez un dossier de candidature sur notre plateforme immobilière flatfox.ch en qualité de personne intéressée ou lorsque, en tant que locataire, vous remplissez notre formulaire en ligne pour la résiliation de votre bail, une déclaration de sinistre ou toute autre affaire locative et saisissez alors vos nom et coordonnées dans le formulaire.

Les données personnelles peuvent également provenir d’autres sources, par exemple:

registres officiels, tels que le registre des poursuites, ou autorités;
fournisseurs d’informations privés, par exemple les sociétés de renseignements économiques;
fournisseurs de services en ligne, comme les fournisseurs de services d’analyse Internet qui collectent des informations sur notre site web à des fins d’analyse (voir à ce sujet la section «Comment traitons-nous les données personnelles en lien avec des sites web, des applications et des newsletters électroniques?»);
prestataires de services financiers, lorsque vous effectuez des paiements à notre intention;
données que nous collectons auprès d’une entreprise pour laquelle vous travaillez (nom, coordonnées, titre, fonction, etc.);
données vous concernant qui nous sont transmises par d’autres personnes, par exemple dans le cadre de la communication avec nous, de notre formulaire en ligne, ou encore d’une procédure administrative ou judiciaire;
données vous concernant que nos utilisateurs (bailleurs, gérants immobiliers, locataires, etc.) saisissent sur notre portail locataires, par exemple dans le cadre de la communication, de l’archivage ou de l’échange de documents;
autres données vous concernant qui nous sont transmises d’une quelconque autre manière par les bailleurs et les gérants immobiliers.

Nous traitons vos données personnelles avant tout dans l’optique de proposer et de fournir nos services. Il s’agit notamment de vous permettre de soumettre votre candidature pour des annonces immobilières, de publier des annonces immobilières, de communiquer avec les auteurs d’annonces ou les personnes intéressées et d’utiliser nos formulaires en ligne ou notre portail locataires, ceci aux fins suivantes et à d’autres fins évidentes ou dont nous vous informons séparément:

communiquer avec vous et avec des tiers;
mettre à disposition, administrer, sécuriser et personnaliser des sites web, des applications, des offres en ligne et d’autres infrastructures;
conclure et exécuter des contrats avec vous;
conclure et exécuter des contrats avec nos fournisseurs, clients et partenaires commerciaux avec lesquels vous êtes en relation, ainsi qu’à des fins de Customer Relationship Management;
saisir des résiliations, des déclarations de sinistre et autres en qualité de locataire;
permettre à nos utilisateurs de communiquer et d’échanger des documents avec d’autres utilisateurs et avec des tiers (p. ex. bailleurs ou locataires n’ayant pas la qualité d’utilisateurs);
mieux connaître nos clients finaux ainsi que leur comportement et leurs affinités, évaluer et améliorer l’acceptation de nos services et de notre communication relative aux services;
vérifier votre situation économique à la demande de nos clients;
mettre en œuvre des mesures publicitaires et de marketing, par exemple pour l’organisation d’événements, de concours et autres ou pour l’envoi d’informations et de communications marketing adaptées aux groupes cibles, que ce soit par la poste ou par des canaux électroniques (pour autant que le destinataire ne se soit pas opposé aux mesures de marketing direct);
préparer et réaliser des rachats et des ventes d’entreprises ainsi que des transactions similaires;
gérer nos ressources informatiques et autres;
assurer la comptabilité, l’archivage, la formation et d’autres tâches administratives;
contrôler et améliorer nos processus internes;
garantir la sécurité de notre personnel, de nos bâtiments et de nos sites;
vérifier et respecter les obligations légales, y compris les injonctions des tribunaux ou des autorités; se conformer aux règles de compliance, mettre au jour, clarifier et prévenir les utilisations abusives;
faire valoir nos prétentions et celles d’entreprises liées et contester les prétentions exercées contre nous, des membres de notre personnel, des entreprises liées ou nos partenaires contractuels et commerciaux devant les tribunaux et les autorités en Suisse ou à l’étranger.

Nous pouvons aussi être amenés à traiter des données en tant que sous-traitant de nos clients, par exemple lorsque, à la demande de bailleurs ou de gérants immobiliers, nous envoyons des messages à des personnes qui n’ont pas la qualité d’utilisateur de notre portail. Comme nous agissons dans ce cas en tant que sous-traitant, vous recevrez des informations relatives au traitement en question directement de la part des bailleurs ou des gérants immobiliers concernés.

3. À qui transmettons-nous vos données personnelles?

Nos collaboratrices et collaborateurs, y compris ceux des fonctions support, ont accès aux données personnelles pour autant que leur activité et les finalités décrites l’exigent. Dans ce cadre, ils agissent conformément à nos directives et sont tenus à la confidentialité et au secret concernant le traitement de vos données personnelles.

Lorsque, en tant que personne intéressée, vous soumettez votre candidature pour un bien immobilier sur notre plateforme immobilière flatfox.ch, nous transmettons les données personnelles contenues dans votre dossier de candidature à l’auteur de l’annonce. Si vous placez une annonce sur notre plateforme immobilière flatfox.ch en qualité d’auteur d’annonces, nous la publions sur notre plateforme et éventuellement à d’autres endroits. Les éventuelles données personnelles figurant dans votre annonce pourront alors être publiées. Il se peut que nous transmettions l’identité des auteurs d’annonces aux personnes intéressées si celles-ci utilisent des fonctions avec saisie semi-automatique, par exemple la saisie des noms de régies.

Lorsqu’un utilisateur transmet des données à d’autres utilisateurs ou à des tiers via la plateforme immobilière (y c. au moyen de documents), nous les transmettons au destinataire avec les données personnelles qu’elles contiennent (ces données peuvent concerner l’expéditeur lui-même, le destinataire ou des tiers, et sont sous l’entière responsabilité de l’expéditeur).

Il vous est possible de solliciter différents services de prestataires tiers sur notre site web (p. ex. commande d’extraits du registre des poursuites, assurances, services de déménagement et d’entreposage). Lorsque vous sollicitez de tels services, nous communiquons vos données personnelles au prestataire tiers si nécessaire (en général données d’identité, date de naissance et coordonnées). Nous ne sommes pas responsables du traitement des données par le prestataire tiers.

Nous pouvons être amenés à communiquer vos données personnelles à des tiers lorsque nous sollicitons nous-mêmes leurs services (p. ex. prestataires informatiques).

Il se peut en outre que nous transmettions des données personnelles à d’autres entreprises, notamment en vue d’une utilisation à leurs propres fins. Dans ce cas, le destinataire des données est réputé être responsable de celles-ci au sens du droit de la protection des données. Cela concerne par exemple les situations suivantes:

Lorsque nous plaçons une annonce sur une plateforme tierce pour le compte d’un client, nous transmettons à celui-ci votre demande relative à cette annonce et permettons une communication électronique entre vous et le client via nos systèmes.
De même, nous transmettons des messages à des tiers lorsqu’un utilisateur en envoie via la plateforme immobilière (voir ci-dessus).
Lorsque nous contrôlons ou exécutons des transactions telles que des fusions d’entreprises ou l’acquisition ou la vente de parties d’une entreprise ou de valeurs patrimoniales d’une entreprise, nous devons transmettre dans ce cadre des données personnelles à une autre entreprise.
Nous pouvons être amenés à communiquer vos données personnelles à des tiers (p. ex. tribunaux ou autorités en Suisse ou à l’étranger) si la loi l’exige. En outre, nous nous réservons le droit de traiter vos données personnelles en vue de nous conformer à une décision judiciaire, de faire valoir ou de contester des prétentions juridiques, ou lorsque nous le jugeons nécessaire pour d’autres raisons juridiques. Il se peut, à cette occasion, que nous communiquions des données personnelles à d’autres parties impliquées dans la procédure.
Nous pouvons transférer les prétentions formulées à votre encontre à d’autres entreprises, par exemple à des sociétés de recouvrement.

Vos données personnelles ne sont transmises à des tiers en vue d’une utilisation à leurs propres fins uniquement après notification correspondante et sous réserve de votre consentement, lorsque la loi le prescrit. Par exemple, la transmission de données personnelles à des tiers à leurs propres fins de marketing requiert obligatoirement votre accord.

4. Dans quels cas transmettons-nous vos données personnelles à l’étranger?

Les destinataires de vos données personnelles peuvent se trouver à l’étranger, y compris en dehors de la Suisse, de l’Union européenne (UE) ou de l’Espace économique européen (EEE). Il est possible que les pays en question ne disposent pas de lois assurant la protection de vos données personnelles dans la même mesure que la Suisse ou que les États de l’UE ou de l’EEE. Le transfert de vos données personnelles vers de tels pays exige que nous garantissions la protection de vos données de manière appropriée. L’une des solutions pour cela réside dans la conclusion de contrats de transmission de données avec les destinataires de vos données personnelles. Veuillez nous contacter si vous souhaitez obtenir une copie de nos contrats portant sur vos données personnelles.

5. Comment traitons-nous les données personnelles en lien avec des sites web, des applications et des newsletters électroniques?

Lorsque vous visitez ou utilisez notre site web ou notre application, nous traitons des données techniques afin de pouvoir mettre le site web et l’application à disposition, mais aussi dans le but de garantir la sécurité informatique et d’améliorer la convivialité du système. Ces données sont par exemple l’heure d’accès à notre site web, la durée de la visite, les pages consultées ainsi que des informations sur le terminal utilisé. Nous utilisons en outre des cookies, c’est-à-dire des fichiers installés sur votre terminal lorsque vous consultez notre site ou notre application, ainsi que des technologies similaires. Certains cookies sont nécessaires au bon fonctionnement du site web et de l’application; ils sont supprimés automatiquement après la visite. D’autres cookies sont utilisés pour enregistrer des paramètres (p. ex. le choix de la langue) en vue d’une visite ultérieure, à des fins de statistiques anonymes concernant l’utilisation de notre site et de notre application, ainsi que pour la personnalisation des contenus du site web et de l’application. Nous pouvons également installer des cookies sur les sites web de nos partenaires afin d’y diffuser de la publicité susceptible de vous intéresser et d’analyser votre comportement face à cette publicité. Les partenaires concernés ne reçoivent dans ce cadre aucune donnée personnelle.

Nous utilisons également des cookies de prestataires tiers pour que ceux-ci puissent collecter les données nécessaires à la fourniture de leurs services. Nous ne recevons dans ce cadre aucune donnée personnelle de leur part. Néanmoins, les prestataires tiers collectent des informations sur votre utilisation de notre site et de notre application aux fins de la fourniture de leurs services. Il s’agit principalement d’analyses statistiques portant sur l’utilisation de notre site et de notre application. Les prestataires tiers peuvent éventuellement combiner les informations collectées avec celles d’autres sites que vous avez visités, et utiliser ces données à leurs propres fins (p. ex. pour orienter la publicité sur des sites partenaires de ces prestataires). Si vous avez créé un compte auprès d’un prestataire tiers, ce dernier sera en mesure de vous identifier. Le traitement de vos données personnelles s’effectue sous la propre responsabilité du prestataire et conformément à ses propres dispositions en matière de protection des données. Un exemple de service d’analyse statistique est Google Analytics, une offre de Google aux États-Unis. Google utilise des cookies pour collecter des informations sur votre comportement sur notre site web et sur le terminal utilisé à cette fin (tablette, PC, smartphone, etc.), par exemple des informations sur votre navigateur, le site web à partir duquel vous avez accédé à notre site, le nom de votre fournisseur d’accès à Internet, votre adresse IP, la date et l’heure de l’accès au site web, les pages visitées, la durée de consultation et, le cas échéant, les visites d’autres sites web et applications. Sur la base de ces informations, nous recevons des analyses de Google. Google stocke ces informations aux États-Unis, mais votre adresse IP est d’abord raccourcie dans l’UE ou dans l’EEE. Vous pouvez empêcher l’utilisation de Google Analytics en installant un «module complémentaire de navigateur», que vous trouverez sur https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Lorsque nous envoyons des newsletters par e-mail, nous pouvons déterminer si et à quel moment vous avez ouvert l’e-mail. Cela nous permet d’évaluer votre utilisation de la messagerie électronique et de mieux adapter nos offres à vos centres d’intérêt. Vous pouvez bloquer ce traitement de vos données dans votre programme de messagerie électronique.

Vous avez la possibilité d’empêcher l’utilisation des technologies précitées en paramétrant votre navigateur de façon à ce qu’il refuse les cookies et supprime les cookies enregistrés. Il vous est aussi possible de désinstaller des applications ou de les configurer de telle sorte que les cookies ne soient pas utilisés ou qu’ils soient refusés. Vous pouvez également paramétrer votre programme de messagerie électronique de manière à ce qu’aucune information sur l’utilisation de la messagerie électronique ne soit transmise.

6. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

Nous conservons vos données personnelles dans un format identifiable aussi longtemps que nous en avons besoin aux fins concrètes pour lesquelles nous les avons collectées et, pour les contrats, en général au moins pendant la durée de la relation contractuelle. Ainsi, nous conservons votre dossier de candidature dans votre profil si vous l’avez enregistré sur notre plateforme immobilière flatfox.ch. En cas d’inactivité de votre compte utilisateur, nous supprimons votre dossier de candidature dans un délai approprié à compter de la dernière activité. Si vous soumettez votre candidature pour une annonce parue sur notre plateforme immobilière flatfox.ch et que votre demande est acceptée, nous supprimons votre candidature dans un délai approprié à compter de l’acceptation de la demande. En cas de refus, votre candidature est en général supprimée dans un délai de sept jours; l’auteur de l’annonce n’a par conséquent plus accès à votre dossier de candidature sur notre plateforme. Si vous postulez via une plateforme tierce, nous supprimons l’intégralité de vos données personnelles après le retrait de l’annonce.

Nous stockons également des données personnelles si nous avons un intérêt légitime à le faire, par exemple pour documenter et conserver des preuves ainsi que pour faire valoir ou contester des prétentions juridiques. Nous conservons par ailleurs vos données personnelles tant qu’elles sont soumises à une obligation légale de conservation.

7. Comment protégeons-nous vos données personnelles?

Nous prenons des mesures de sécurité appropriées de nature technique (cryptage, pseudonymisation, établissement de comptes rendus, restriction d’accès, sauvegarde des données, etc.) et de nature organisationnelle (instructions à nos collaborateurs, accords de confidentialité, contrôles, etc.) afin de protéger la sécurité de vos données personnelles contre tout traitement non autorisé ou illégal et d’agir contre le risque de perte, de modification accidentelle, de divulgation involontaire ou d’accès non autorisé.

8. Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données personnelles?

Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données, en particulier dans le cadre de la publicité directe (p. ex. refus des e-mails publicitaires). Conformément à la législation applicable, vous disposez en outre d’un droit d’accès, de rectification, de suppression et d’opposition au traitement des données, ainsi que d’un droit à la limitation du traitement des données et d’un droit à recevoir de notre part, gratuitement et dans un format lisible, les données personnelles que vous nous avez communiquées. Vous avez également le droit de révoquer un consentement sans que cela remette en cause le caractère licite des traitements de données antérieurs. Vous pouvez de plus déposer un recours auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données.

9. Quels sont les autres points à prendre en compte?

Dans le cadre du traitement de vos données personnelles, nous nous appuyons essentiellement sur les bases suivantes:

traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci;
intérêt légitime; par exemple, l’intérêt d’avoir un suivi client et de communiquer avec les clients, y compris en dehors du cadre d’un contrat; l’intérêt de mener des activités marketing; de mieux connaître nos clients et d’autres personnes; d’améliorer nos services et d’en développer de nouveaux; de lutter contre la fraude, de prévenir les actes délictueux et d’enquêter sur ceux-ci; de protéger les clients, les collaborateurs et d’autres personnes, ainsi que les données; de garantir la sécurité informatique, notamment en lien avec l’utilisation de sites web, d’applications et autre infrastructure informatique; de garantir et d’organiser l’activité commerciale, y compris l’exploitation et le développement de sites web et d’autres systèmes; de gérer et de développer l’entreprise; de vendre ou d’acheter des entreprises, des parties d’entreprises et autres valeurs patrimoniales; de faire valoir ou de contester des prétentions juridiques; de se conformer au droit suisse et aux règles internes; et intérêt pour nos clients de vérifier la situation économique d’acheteurs ou de locataires potentiels;
consentement, pour autant que nous vous invitions expressément à le délivrer;
nécessité de se conformer aux dispositions légales.

De façon générale, vous n’avez pas l’obligation de nous communiquer des données personnelles, sauf si vous avez une relation contractuelle avec nous qui justifie une telle obligation. Dans ce cas, nous devrons collecter et traiter les données personnelles requises ou prescrites par la loi pour instaurer et exécuter une relation contractuelle ainsi que pour remplir les obligations qui s’y rapportent, faute de quoi, nous ne serons pas en mesure de conclure ou de maintenir le contrat en question. Le traitement des données de connexion et de certaines autres données est également impératif pour l’utilisation de sites web et d’applications. S’agissant de la communication avec nous, nous devons également traiter au moins les données personnelles que vous nous transmettez ou que nous vous transmettons.

Berne, le 17 août 2023