1. Chi siamo?

Il titolare del trattamento dei dati ai sensi della presente dichiarazione sulla protezione dei dati è la seguente società («noi» o «ci»):

Flatfox SA
Speichergasse 31, 3011 Berna
[email protected]

2. Quali dati personali trattiamo e per quali scopi?

A seconda dell’occasione e dello scopo trattiamo dati personali diversi. Maggiori informazioni sono disponibili in questa sezione e nelle nostre condizioni generali.

In genere raccogliamo i suoi dati personali che lei ci fornisce direttamente, per esempio quando ci trasmette dati personali, utilizza i nostri servizi e comunica con noi. Questo avviene, per esempio, se ci fornisce il suo indirizzo e-mail e il suo nome e cognome al momento della creazione di un account utente, se si presenta in qualità di persona interessata o di inserzionista, se crea un dossier di candidatura sulla nostra piattaforma immobiliare flatfox.ch in qualità di persona interessata o se inserisce il suo nome e i suoi dati di contatto in qualità di locatario al momento della disdetta del contratto di locazione, della notifica di un sinistro o di altre richieste in qualità di locatario tramite il nostro modulo online.

I dati personali possono però essere raccolti anche da altre fonti. Ci riferiamo in particolare ai dati e alle fonti seguenti:

  • informazioni provenienti da registri pubblici (per esempio il registro delle esecuzioni) e da autorità;

  • informazioni provenienti da fornitori di informazioni privati, come per esempio le agenzie di informazioni economiche;

  • fornitori di servizi online, per esempio fornitori di servizi di analisi di Internet che raccolgono informazioni sul nostro sito web e le utilizzano per valutazioni (per maggiori dettagli, vedere la sezione «Come trattiamo i dati personali in relazione a siti web, app e newsletter via e-mail?»);

  • dati dei fornitori di servizi finanziari quando effettua pagamenti a nostro favore;

  • dati che riceviamo da un’azienda per cui lavora, per esempio nome, dati di contatto, titolo, funzione ecc;

  • informazioni su di lei fornite da altre persone, per esempio nell’ambito di comunicazioni con noi o di informazioni raccolte tramite il nostro modulo online o anche nel corso di procedimenti ufficiali o giudiziari;

  • informazioni su di lei che i nostri utenti (per esempio locatori, amministratori immobiliari e locatari) raccolgono attraverso il nostro portale locatari, per esempio nell’ambito della comunicazione, dell’archiviazione o dello scambio di documenti;

  • informazioni su di lei che riceviamo in altro modo da locatori e amministratori immobiliari.

Trattiamo i suoi dati personali principalmente per offrire e fornire i nostri servizi, in particolare per consentirle di candidarsi per le inserzioni immobiliari, di pubblicare annunci immobiliari e di comunicare con gli inserzionisti o le parti interessate, di utilizzare i nostri moduli online o il nostro portale locatari, per gli scopi indicati di seguito e per altri scopi che le comunichiamo appositamente o che sono evidenti:

  • per comunicare con lei e con terzi;

  • per fornire, gestire, proteggere e personalizzare siti web, app, servizi online e altre infrastrutture;

  • per stipulare ed attuare contratti con lei;

  • per stipulare ed attuare contratti con i nostri fornitori, clienti e partner commerciali con cui è in contatto e per gestire i rapporti con i clienti;

  • come locatari, per redigere disdette, notifiche di sinistro e altre questioni;

  • per consentire ai nostri utenti di comunicare e scambiare documenti con altri utenti e con terzi (per esempio locatori o locatari che non sono utenti);

  • per conoscere meglio i nostri clienti finali, il loro comportamento e le loro affinità e valutare e migliorare la qualità percepita dei nostri servizi e la nostra comunicazione relativa ai servizi;

  • per verificare la sua capacità economica per conto dei nostri clienti;

  • per finalità di marketing e pubblicità, per esempio per lo svolgimento di eventi, concorsi e simili per l’invio di informazioni e messaggi di marketing per posta o tramite canali elettronici (a condizione che il destinatario non si sia opposto al marketing diretto);

  • per preparare e portare a termine acquisizioni e vendite di imprese o transazioni simili;

  • per amministrare e gestire le nostre risorse informatiche e di altro tipo;

  • per scopi contabili, di archiviazione, di formazione e altri scopi amministrativi;

  • per controllare e migliorare i nostri processi interni;

  • per garantire la sicurezza dei nostri dipendenti e dei nostri edifici e aree;

  • per verificare e rispettare gli obblighi di legge, comprese le disposizioni di un tribunale o di un’autorità; per la compliance e per individuare, chiarire e prevenire gli abusi;

  • per far valere le nostre pretese e quelle delle società a noi legate e per difenderci dalle pretese nei nostri confronti, nei confronti dei nostri dipendenti, delle società a noi legate e dei nostri partner contrattuali e commerciali davanti a tribunali e autorità in Svizzera e all’estero.

Possiamo trattare dati anche in qualità di responsabile del trattamento per conto di nostri clienti, per esempio quando inviamo messaggi a persone che non sono utenti del nostro portale per conto di locatori e gestori immobiliari. Poiché in questi casi operiamo come responsabile del trattamento su mandato, verranno informati del trattamento direttamente dai locatori o gestori immobiliari in questione.

3. Con chi condividiamo i suoi dati personali?

Il nostro personale, compreso quello che opera nell’ambito del supporto, ha accesso a dati personali se questo è necessario per le finalità descritte e per le attività che deve svolgere.  Nel farlo, il personale agisce secondo le nostre istruzioni ed è tenuto a mantenere riservati e segreti i suoi dati personali.

Se si candida per un immobile sulla nostra piattaforma immobiliare flatfox.ch, trasmettiamo i dati personali che ha inserito nel dossier di candidatura al rispettivo inserzionista. Se inserisce un’inserzione su flatfox.ch, la pubblicheremo sulla nostra piattaforma immobiliare e, se necessario, anche altrove. Possono essere pubblicati anche i dati personali contenuti nell’inserzione stessa. Possiamo anche comunicare l’identità degli inserzionisti alle parti interessate quando utilizzano le funzioni di completamento automatico, come i nomi delle amministrazioni.

Se un utente trasmette informazioni (anche, per esempio, in documenti) ad altri utenti o a terzi tramite la piattaforma immobiliare, trasmetteremo tali informazioni, compresi i dati personali in esse contenuti (che, sotto la responsabilità del mittente, possono riguardare il mittente stesso, il destinatario o anche terzi) al rispettivo destinatario. 

Sul nostro sito web è possibile ottenere diversi servizi da fornitori terzi, a seconda delle necessità (per esempio ordinare estratti dal registro delle esecuzioni, servizi assicurativi, di trasloco e di deposito). Se acquista tali servizi, comunicheremo i suoi dati personali al fornitore terzo, ove necessario (di norma dati personali, data di nascita, dati di contatto). Non siamo responsabili del trattamento dei dati presso il fornitore terzo. Per quanto riguarda l’ordinazione di estratti dal registro delle esecuzioni, il fornitore terzo ci ha tuttavia garantito per contratto che non utilizzerà tali estratti per banche dati di valutazione del credito e/o informazioni economiche.

Possiamo anche divulgare i suoi dati personali a terzi se desideriamo utilizzare i loro servizi (per esempio fornitori di servizi informatici). 

È inoltre possibile che trasmettiamo i dati personali ad altre aziende (anche) per i loro scopi. In questi casi, il destinatario dei dati è un responsabile del trattamento distinto ai sensi della legge sulla protezione dei dati. Questo avviene, per esempio, nei casi seguenti:

  • se pubblichiamo inserzioni su piattaforme di terzi per conto di clienti, inoltriamo le sue comunicazioni in risposta a tali annunci al cliente in questione e consentiamo la comunicazione elettronica tra lei e il cliente sui nostri sistemi. 

  • Allo stesso modo, inoltriamo i messaggi a terzi quando un utente invia messaggi tramite la piattaforma immobiliare (vedi sopra). 

  • Quando esaminiamo o effettuiamo transazioni, come le fusioni di aziende o l’acquisizione o la vendita di singole parti di un’azienda o dei suoi beni, dobbiamo trasferire i dati personali a un’altra azienda in questo contesto.

  • Possiamo divulgare i suoi dati personali a terzi (per esempio tribunali e autorità in Svizzera e all’estero) se richiesto dalla legge. Ci riserviamo inoltre il diritto di trattare i dati personali dell’utente per ottemperare a una disposizione del tribunale o per far valere o difendere pretese legali o se lo riteniamo necessario per altri motivi legali. In questo contesto possiamo anche divulgare i dati personali ad altre parti coinvolte.

  • Possiamo trasferire le pretese nei suoi confronti ad altre aziende, come quelle di recupero crediti.

4. Quando trasmettiamo i suoi dati personali all’estero?

I destinatari dei suoi dati personali possono anche trovarsi all’estero, anche al di fuori della Svizzera o dei Paesi dell’UE e dello Spazio economico europeo (SEE). I Paesi interessati potrebbero non avere leggi che proteggono i suoi dati personali nella stessa misura della Svizzera o dei Paesi dell’UE o dello SEE. Se vogliamo trasferire i suoi dati personali in tale Stato, dobbiamo garantire la protezione dei suoi dati personali in modo appropriato. Un modo per farlo è quello di stipulare accordi di trasferimento dei dati con i destinatari dei suoi dati personali che garantiscano la necessaria protezione dei dati. La preghiamo di contattarci se desidera una copia dei nostri accordi di trasferimento dei dati che riguardano i suoi dati personali.

5. Come trattiamo i dati personali in relazione a siti web, app e newsletter via e-mail?

Quando visita o utilizza il nostro sito web e la nostra app, trattiamo dati tecnici, per esempio informazioni sull’ora di accesso al nostro sito web, sulla durata della visita, sulle pagine visitate e informazioni sul dispositivo finale utilizzato, per garantire le funzionalità del sito web, per motivi di sicurezza informatica e per migliorare la facilità d’uso. Utilizziamo anche i «cookie», che sono file memorizzati sul suo terminale quando visita il nostro sito web, e tecnologie simili. Alcuni cookie sono necessari per la funzionalità del sito web e vengono eliminati automaticamente dopo la visita. Utilizziamo altri cookie per salvare le impostazioni (per esempio la scelta della lingua) per una visita successiva, per statistiche anonime sull’utilizzo del nostro sito web e per personalizzare i contenuti del nostro sito web. Possiamo utilizzare cookie anche su siti web di partner per mostrarle pubblicità basata sugli interessi e per valutare la sua risposta a tale pubblicità; tuttavia, ciò non fornisce ai partner interessati alcun dato personale.

Utilizziamo anche i cookie di fornitori terzi, in modo che possano raccogliere le informazioni necessarie per i loro servizi. Neanche noi riceviamo dati personali da loro; tuttavia, i fornitori terzi raccolgono informazioni sull’uso del nostro sito web per fornire i loro servizi. Ciò serve principalmente per l’analisi statistica dell’utilizzo del nostro sito web. Tuttavia, i fornitori di terze parti possono combinare le informazioni raccolte dall’utente con i dati di altri siti web visitati dall’utente e possono utilizzare queste informazioni per i propri scopi (per esempio per controllare la pubblicità sui siti partner di questi fornitori). Registrandosi presso il fornitore in questione, quest’ultimo può identificarla. Il trattamento dei suoi dati personali è di competenza del fornitore in conformità alle proprie norme sulla protezione dei dati. Un esempio di servizio per la valutazione statistica è Google Analytics,  offerto da Google negli Stati Uniti. Google utilizza i cookie per raccogliere informazioni sul comportamento dell’utente sul nostro sito web e sul terminale utilizzato a tale scopo (tablet, PC, smartphone ecc.), per esempio informazioni sul browser, sul sito web da cui è stato effettuato l’accesso al nostro sito web, sul nome del provider, sull’indirizzo IP, sulla data e sull’ora di accesso al sito web, sulle pagine visitate e sulla durata della permanenza e, se del caso, sulle visite ad altri siti web e app. Sulla base di queste informazioni, riceviamo analisi da Google. Google memorizza queste informazioni negli Stati Uniti; tuttavia, il vostro indirizzo IP viene preventivamente abbreviato nell’UE o nello SEE. È possibile impedire l’utilizzo di Google Analytics utilizzando un «componente aggiuntivo del browser», installabile all’indirizzo https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Quando inviamo newsletter via e-mail, possiamo determinare se e quando ha aperto l’e-mail. Questo ci permette di valutare l’utilizzo dell’e-mail e di adattare meglio le nostre offerte ai suoi interessi. Può impedire questo trattamento dei dati nel suo programma di posta elettronica.

È possibile impedire l’uso delle suddette tecnologie: nel browser è possibile impedire l’accettazione dei cookie e cancellare i cookie memorizzati effettuando le impostazioni appropriate, nonché disinstallare le applicazioni o, se necessario, configurarle in modo che i cookie non vengano utilizzati o vengano rifiutati. È inoltre possibile impostare il programma di posta elettronica in modo che non vengano trasmesse informazioni sull’utilizzo dell’e-mail.

6. Per quanto tempo conserviamo i suoi dati personali?

Conserviamo i suoi dati personali in forma personale per tutto il tempo necessario allo scopo specifico per cui li abbiamo raccolti; nel caso di contratti solitamente almeno per la durata del rapporto contrattuale. Per esempio, se salva il suo dossier di candidatura sulla nostra piattaforma immobiliare flatfox.ch, lo terremo a sua disposizione sul suo profilo; in caso di inattività del suo account utente cancelliamo il suo dossier di candidatura entro un termine consono dall’ultima attività. Per esempio, se si candida per un annuncio sulla nostra piattaforma immobiliare flatfox.ch, la sua candidatura sarà generalmente cancellata entro un termine consono dall’accettazione e immediatamente in caso di rifiuto, vale a dire che il suo dossier di candidatura non sarà più disponibile per l’inserzionista sulla nostra piattaforma immobiliare flatfox.ch. Nel caso di una candidatura tramite una piattaforma di terzi, per esempio, cancelliamo tutti i suoi dati personali dopo aver rimosso l’inserzione.

Conserviamo i dati personali anche quando abbiamo un interesse legittimo, per esempio per la documentazione e la conservazione di prove e per la protezione e la difesa di rivendicazioni legali. Inoltre, conserviamo i suoi dati personali per tutto il tempo in cui sono soggetti a un obbligo di conservazione previsto dalla legge.

7. Come proteggiamo i suoi dati personali?

Adottiamo adeguate misure di sicurezza di natura tecnica (per esempio crittografia, pseudonimizzazione, registrazione, limitazione dell’accesso, backup dei dati ecc.) e organizzativa (per esempio istruzioni ai nostri dipendenti, accordi di riservatezza, controlli ecc.) per preservare la sicurezza dei suoi dati personali, per proteggerli da un trattamento non autorizzato o illegale e per contrastare il rischio di perdita, modifica non intenzionale, divulgazione non intenzionale o accesso non autorizzato.

8. Quali diritti ha in relazione al trattamento dei suoi dati personali?

Può opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati, in particolare al trattamento dei dati in relazione alla pubblicità diretta (per esempio contro le e-mail pubblicitarie). Nell’ambito della legislazione applicabile, ha anche il diritto di informazione, correzione, cancellazione, limitazione del trattamento dei dati e il diritto di opporsi al nostro trattamento, nonché il diritto di ricevere da noi, gratuitamente, i dati personali che ci ha fornito in un formato leggibile. Ha inoltre il diritto di revocare il consenso senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento dei dati effettuato fino alla revoca. È inoltre possibile presentare un reclamo all’autorità competente per la protezione dei dati.

9. Altre informazioni importanti

Nel trattare i suoi dati personali, ci basiamo in particolare sui seguenti principi:

  • sull’esecuzione di un contratto con la persona interessata o per misure precontrattuali su sua richiesta;

  • su interessi legittimi, come per esempio l’interesse nell’assistenza ai clienti e alla comunicazione con loro anche al di fuori di un contratto, nelle attività di marketing, nel conoscere meglio i nostri clienti e altre persone, nel migliorare i servizi e svilupparne di nuovi, nel combattere le frodi e nel prevenire e indagare sui reati, nel proteggere clienti, dipendenti e altre persone e dati, nel garantire la sicurezza informatica, in particolare in relazione all’uso di siti web, app e altre infrastrutture informatiche, nel garantire e organizzare l’operatività aziendale, compreso il funzionamento e l’ulteriore sviluppo di siti web e altri sistemi, nella gestione e nello sviluppo aziendale, nella vendita o nell’acquisto di società, quote di società e altri valori patrimoniali, nell’attuazione o nella difesa di pretese legali, nel rispetto della legislazione svizzera e delle norme interne, nell’interesse dei nostri clienti a valutare la redditività economica di potenziali acquirenti o locatari;

  • sul consenso, a condizione che il consenso venga richiesto separatamente;

  • su un requisito per il rispetto delle norme legali.

Tra l’altro, in genere non vi è alcun obbligo di comunicarci i dati personali, a meno che non abbia un rapporto contrattuale con noi che giustifichi tale obbligo. Tuttavia, dovremo raccogliere ed elaborare i dati personali che sono necessari o richiesti dalla legge per la costituzione e il trattamento di un rapporto contrattuale e per l’adempimento dei relativi obblighi. In caso contrario, non saremo in grado di concludere o proseguire il contratto in questione. Anche il trattamento dei dati di log e di alcuni altri dati durante l’utilizzo di siti web è di fatto necessario. Anche quando comunica con noi, dobbiamo trattare almeno i dati personali che ci fornisce o che le forniamo.

Berna, 17 agosto 2023