1. Wer sind wir?
Für die Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung ist grundsätzlich das folgende Unternehmen verantwortlich („wir“ oder „uns“):
Flatfox AG
Speichergasse 31, 3011 Bern
datenschutz@flatfox.ch
2. Welche Personendaten bearbeiten wir zu welchen Zwecken?
Je nach Anlass und Zweck bearbeiten wir unterschiedliche Personendaten. Sie finden nähere Angaben dazu in diesem Abschnitt und in unseren allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Ihre Personendaten erheben wir grundsätzlich direkt von Ihnen, z.B. wenn Sie uns Personendaten übermitteln, wenn Sie Dienstleistungen von uns beziehen und wenn Sie mit uns kommunizieren. Dies ist bspw. der Fall, wenn Sie uns bei Erstellung des Nutzerkontos Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Vor- und Nachnamen mitteilen, wenn Sie als natürliche Person als Inserent auftreten, wenn Sie als Interessent ein Bewerbungsdossier auf unserer Immobilienplattform flatfox.ch anlegen oder wenn Sie als Mieter bei der Kündigung ihres Mietvertrags, bei einer Schadensmeldung oder bei anderen Mieteranliegen über unser Online-Formular Ihren Namen und Ihre Kontaktangaben erfassen.
Personendaten können aber auch aus anderen Quellen erhoben werden. Letzteres betrifft insbesondere die folgenden Daten und Quellen:
Angaben aus öffentlichen Registern, z.B. dem Betreibungsregister, und von Behörden;
Angaben von privaten Informationsanbietern wie z.B. Wirtschaftsauskunfteien;
Anbietern von Online-Diensten, z.B. Anbietern von Internet-Analysediensten, die auf unserer Webseite Informationen erheben und für Auswertungen verwenden (mehr Angaben dazu finden Sie im Abschnitt „Wie bearbeiten wir Personendaten im Zusammenhang mit Webseiten, Apps und E-Mail-Newslettern?“);
Angaben von Finanzdienstleistern, wenn Sie Zahlungen an uns durchführen;
Angaben, die wir aus einem Unternehmen erhalten, für das Sie tätig sind, z.B. Name, Kontaktangaben, Titel, Funktion etc.;
Angaben über Sie, die andere Personen uns mitteilen, z.B. im Rahmen der Kommunikation mit uns oder im Rahmen von Angaben über unser Online-Formular oder auch im Rahmen eines behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens;
Angaben über Sie, die unsere Nutzer (z.B. Vermieter, Immobilienbewirtschafter und Mieter) über unser Mieterportal erfassen, z.B. im Rahmen der Kommunikation oder der Ablage bzw. des Austausches von Dokumenten;
Angaben über Sie, wie wir sonst von Vermietern und Immobilienverwaltern erhalten.
Wir bearbeiten Ihre Personendaten in erster Linie dazu, um unsere Dienstleistungen anzubieten und zu erbringen, insbesondere um es Ihnen zu ermöglichen, sich auf Immobilieninserate zu bewerben, Immobilieninserate zu veröffentlichen und mit Inserenten bzw. Interessenten zu kommunizieren, unsere Online-Formulare oder unser Mieterportal zu nutzen, für die nachfolgend genannten Zwecke und für weitere Zwecke, die wir Ihnen separat mitteilen oder die offensichtlich sind:
zur Kommunikation mit Ihnen und mit Dritten;
zur Bereitstellung, Verwaltung, Sicherung und Personalisierung von Webseiten, Apps, Online-Angeboten und anderer Infrastruktur;
um Verträge mit Ihnen abzuschliessen und abzuwickeln;
um Verträge mit unseren Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern abzuschliessen und abzuwickeln, mit denen Sie in Verbindung stehen, und für Customer Relationship Management;
um als Mieter Kündigungen, Schadensmeldungen und andere Anliegen zu erfassen;
um unseren Nutzern die Kommunikation und den Austausch von Dokumenten mit anderen Nutzern und mit Dritten (z.B. Vermietern oder Mietern, die nicht Nutzer sind) zu ermöglichen;
um unsere Endkunden und deren Verhalten und Affinitäten besser kennenzulernen und zur Beurteilung und Verbesserung der Akzeptanz unserer Dienstleistungen und unserer Kommunikation im Zusammenhang mit Dienstleistungen;
im Auftrag unserer Kunden zur Prüfung Ihrer wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit;
für Werbung und Marketing, z.B. zur Durchführung von Anlässen, Wettbewerben u. dgl. und für den Versand zielgruppengerechter Informationen und Marketing-Mitteilungen per Post und durch elektronische Kanäle (sofern der Empfänger dem Direktmarketing nicht widersprochen hat);
zur Vorbereitung und Abwicklung von Unternehmensübernahmen und -verkäufen und ähnlichen Transaktionen;
zur Verwaltung und Bewirtschaftung unserer IT- und anderen Ressourcen;
für Buchhaltungs-, Archivierungs-, Ausbildungs- und sonstige Administrationszwecke;
zur Prüfung und Verbesserung unserer internen Abläufe;
zur Gewährleistung der Sicherheit unserer Mitarbeiter und unserer Gebäude und Areale;
zur Prüfung und Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen, auch von Anordnungen eines Gerichts oder einer Behörde; zur Compliance und zur Aufdeckung, Abklärung und Verhinderung von Missbräuchen;
zur Durchsetzung unserer Ansprüche und von Ansprüchen verbundener Unternehmen und zur Abwehr von Ansprüchen gegen uns, unsere Mitarbeiter, mit uns verbundene Unternehmen und gegen unsere Vertrags- und Geschäftspartner vor Gerichten und Behörden im In- und Ausland.
Wir können auch als Auftragsbearbeiter unserer Kunden Daten bearbeiten, bspw. wenn wir im Auftrag von Vermietern und Immobilienverwaltern Nachrichten an Personen schicken, die nicht Nutzer unseres Portals sind. Da wir hier als Auftragsbearbeiter tätig sind, werden sie über die entsprechende Bearbeitung direkt von den entsprechenden Vermietern oder Immobilienverwaltern informiert.
3. Wem geben wir Ihre Personendaten weiter?
Unsere Mitarbeiter haben Zugriff auf Personendaten, soweit dies für die beschriebenen Zwecke und die Tätigkeit der betreffenden Mitarbeiter erforderlich ist. Dazu gehören Mitarbeiter in Supportbereichen. Sie handeln dabei nach unseren Weisungen und sind im Umgang mit Ihren Personendaten zu Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet.
Wenn Sie sich als Interessent auf unserer Immobilienplattform flatfox.ch auf eine Immobilie bewerben, geben wir die von ihnen im Bewerbungsdossier zur Verfügung gestellten Personendaten dem jeweiligen Inserenten weiter. Geben Sie als Inserent ein Inserat auf unserer Immobilienplattform flatfox.ch auf, veröffentlichen wir dieses auf unserer Immobilienplattform und gegebenenfalls andernorts. Allfällige im Inserat enthaltene Personendaten können dabei mitveröffentlicht werden. Wir können die Identität der Inserenten auch an Interessenten bekanntgeben, wenn sie Funktionen mit einer Auto-Vervollständigung bspw. der Namen von Verwaltungen verwenden.
Wenn ein Nutzer über die Immobilienplattform anderen Nutzern oder Dritten Angaben (auch etwa in Dokumenten) übermittelt, geben wir diese Angaben einschliesslich der darin enthaltenen Personendaten (die in der eigenen Verantwortung des Absenders den Absender selbst, den Adressaten oder auch Dritte betreffen können) dem jeweiligen Adressaten weiter.
Sie können auf unserer Webseite nach Bedarf verschiedene Dienstleistungen von Drittanbietern beziehen (z.B. Bestellung von Betreibungsregisterauszügen, Versicherungen, Umzugs- und Lagerdienstleistungen). Beziehen Sie solche Dienstleistungen, geben wir dem Drittanbieter Ihre Personendaten, soweit erforderlich, bekannt (i.d.R. Personalien, Geburtsdatum, Kontaktangaben). Für die Bearbeitung der Daten beim Drittanbieter sind wir nicht verantwortlich.
Wir können Ihre Personendaten ausserdem an Dritte weitergeben, wenn wir deren Dienstleistungen in Anspruch nehmen wollen (z.B. IT-Dienstleister).
Es ist ferner möglich, dass wir Personendaten an andere Unternehmen (auch) zu deren eigenen Zwecken weitergeben. In diesen Fällen ist der Empfänger der Daten datenschutzrechtlich ein eigener Verantwortlicher. Das betrifft z.B. die folgenden Fälle:
Wenn wir im Namen von Kunden Inserate auf Dritt-Plattformen aufgeben, leiten wir Ihre Mitteilung auf solche Inserate an den betreffenden Kunden weiter und ermöglichen die elektronische Kommunikation zwischen Ihnen und dem Kunden auf unseren Systemen.
Ebenso leiten wir Nachrichten an Dritte weiter, wenn ein Nutzer über die Immobilienplattform Nachrichten versendet (s. oben).
Wenn wir Transaktionen wie Unternehmenszusammenschlüsse oder den Erwerb oder Verkauf einzelner Teile eines Unternehmens oder seiner Vermögenswerte prüfen oder durchführen, müssen wir in diesem Zusammenhang Personendaten an ein anderes Unternehmen übermitteln.
Wir können Ihre Personendaten Dritten offenlegen (z.B. Gerichten und Behörden in der Schweiz und im Ausland), wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Wir behalten uns die Bearbeitung Ihrer Personendaten zudem vor, um einer gerichtlichen Verfügung nachzukommen oder Rechtsansprüche geltend zu machen bzw. abzuwehren oder wir es aus anderen rechtlichen Gründen für notwendig halten. Dabei können wir Personendaten auch anderen Verfahrensbeteiligten bekanntgeben.
Wir können Forderungen gegen Sie an andere Unternehmen wie z.B. Inkassounternehmen übertragen.
Eine Weitergabe von Personendaten an Dritte zur Verwendung für deren eigenen Zwecke erfolgt nur nach einem entsprechenden Hinweis und gestützt auf Ihre Einwilligung, sofern gesetzlich vorgeschrieben. Bspw. erfolgt eine Weitergabe von Personendaten an Dritte zu deren eigenen Marketingzwecken in jedem Fall nur mit Ihrer Einwilligung.
4. Wann geben wir Ihre Personendaten ins Ausland bekannt?
Die Empfänger Ihrer Personendaten können sich jeweils auch im Ausland befinden, auch ausserhalb der Schweiz bzw. der Länder der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Die betreffenden Länder verfügen möglicherweise nicht über Gesetze, die Ihre Personendaten im gleichen Umfang schützen wie die Schweiz bzw. die Länder der EU oder des EWR. Wenn wir Ihre Personendaten in einen solchen Staat übermitteln wollen, müssen wir den Schutz Ihrer Personendaten in angemessener Weise sicherstellen. Ein Mittel dazu ist der Abschluss von Datenübermittlungsverträgen mit den Empfängern Ihrer Personendaten, die den erforderlichen Datenschutz sicherstellen. Bitte kontaktieren Sie uns, falls Sie eine Kopie unserer Datenübermittlungsverträge wünschen, die Ihre Personendaten betreffen.
5. Wie bearbeiten wir Personendaten im Zusammenhang mit Webseiten, Apps und E-Mail-Newslettern?
Wenn Sie unsere Webseite und App besuchen bzw. verwenden, bearbeiten wir technische Daten, z.B. Angaben über den Zeitpunkt des Zugriffs auf unsere Webseite, die Dauer des Besuchs, die aufgerufenen Seiten und Angaben über das verwendete Endgerät, damit wir die Webseite und App bereitstellen können, aus Gründen der IT-Sicherheit und zur Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit. Wir verwenden zudem „Cookies“, also Dateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Webseite oder App besuchen, und ähnliche Technologien. Einige Cookies sind für die Funktionalität der Webseite und App erforderlich und werden nach dem Besuch automatisch gelöscht. Andere Cookies verwenden wir, um Einstellungen (z.B. eine Sprachwahl) für einen späteren Besuch zu speichern, für anonyme Statistiken über die Verwendung unserer Webseite und App sowie zur Personalisierung der Inhalte auf unserer Webseite und App. Wir können Cookies auch auf Webseiten von Partnern einsetzen, um Ihnen dort interessengerechte Werbung anzuzeigen und Ihre Reaktion auf diese Werbung zu bewerten; dadurch erhält der betreffende Partner aber keine Personendaten.
Wir verwenden zudem Cookies von Drittanbietern, damit diese die für ihre Dienstleistungen erforderlichen Angaben erheben können. Wir erhalten auch von ihnen keine Personendaten; die Drittanbieter erheben aber Informationen über Ihre Verwendung unserer Webseite und App, um ihre Dienstleistungen erbringen zu können. Dabei geht es in erster Linie um statistische Auswertungen der Verwendung unserer Webseite und App. Drittanbieter können die von Ihnen erhobenen Informationen ggf. aber mit Daten von anderen Webseiten kombinieren, die Sie besucht haben, und können diese Angaben für eigene Zwecke verwenden (z.B. für die Steuerung von Werbung auf Partnerseiten dieser Anbieter). Falls Sie sich beim betreffenden Anbieter registriert haben, kann Sie der Anbieter identifizieren. Eine solche Bearbeitung Ihrer Personendaten erfolgt in eigener Verantwortung des Anbieters nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen. Ein Beispiel für einen Dienst zur statistischen Auswertung ist Google Analytics, ein Angebot von Google in USA. Google verwendet Cookies, um Informationen über Ihr Verhalten auf unserer Webseite und das dazu verwendete Endgerät (Tablet, PC, Smartphone etc.) zu erheben, z.B. Angaben über Ihren Browser, die Webseite, von der aus Sie auf unsere Webseite gelangt sind, den Namen Ihres Providers, Ihre IP-Adresse, Datum und Zeit des Zugriffs auf die Webseite, besuchte Seiten und Verweildauer und ggf. Besuche auf anderen Webseiten und Apps. Basierend auf diesen Informationen erhalten wir Auswertungen von Google. Google speichert diese Informationen in den USA; Ihre IP-Adresse wird zuvor aber in der EU bzw. im EWR gekürzt. Sie können die Verwendung von Google Analytics durch ein „Browser Add-on“ verhindern, das Sie unter https://tools.google.com/dlpage/gaoptout installieren können.
Wenn wir Newsletter per E-Mail versenden, können wir feststellen, ob und wann Sie die E-Mail geöffnet haben. Dadurch können wir Ihre Verwendung der E-Mail einschätzen und unsere Angebote besser auf Ihre Interessen ausrichten. Sie können diese Datenbearbeitung in Ihrem E-Mail-Programm unterbinden.
Sie können die Verwendung der genannten Technologien verhindern: In Ihrem Browser können Sie durch entsprechende Einstellungen verhindern, dass Cookies akzeptiert werden, und gespeicherte Cookies löschen, und Apps können Sie deinstallieren oder ggf. so konfigurieren, dass Cookies nicht verwendet oder zurückgewiesen werden. Sie können zudem Ihr E-Mail-Programm so einstellen, dass keine Angaben über die Verwendung der E-Mail übermittelt werden.
6. Wie lange speichern wir Ihre Personendaten?
Wir speichern Ihre Personendaten in personenbezogener Form, solange es für den konkreten Zweck, für den wir sie erhoben haben, erforderlich ist, bei Verträgen in der Regel zumindest für die Dauer der Vertragsbeziehung. So halten wir bspw. Ihr Bewerbungsdossier, wenn Sie dieses auf unserer Immobilienplattform flatfox.ch speichern, für Sie auf Ihrem Profil verfügbar; bei Inaktivität auf Ihrem Nutzerkonto löschen wir Ihr Bewerbungsdossier innert angemessener Frist seit der letzten Aktivität. Bewerben Sie sich bspw. auf ein Inserat auf unserer Immobilienplattform flatfox.ch, wird Ihre Bewerbung bei einer Zusage innert angemessener Frist ab Zusage gelöscht, bei einer Absage i.d.R. innerhalb von 7 Tagen, d.h. danach steht Ihr Bewerbungsdossier dem Inserenten nicht mehr auf unserer Immobilienplattform flatfox.ch zur Verfügung. Bei einer Bewerbung über eine Dritt-Plattform löschen wir bspw. sämtliche Ihrer Personendaten nach Entfernen des Inserats.
Wir speichern Personendaten ferner, wenn wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben, z.B. zu Dokumentations- und Beweissicherungszwecken und zur Wahrung und Verteidigung von Rechtsansprüchen. Wir speichern Ihre Personendaten zudem, solange sie einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.
7. Wie schützen wir Ihre Personendaten?
Wir treffen angemessene Sicherheitsmassnahmen technischer Natur (z.B. Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Protokollierung, Zugriffsbeschränkung, Datensicherung etc.) und organisatorischer Natur (z.B. Weisungen an unsere Mitarbeiter, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Überprüfungen etc.), um die Sicherheit Ihrer Personendaten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und der Gefahr des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken.
8. Welche Rechte haben Sie im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Personendaten?
Sie können Datenbearbeitungen jederzeit widersprechen, besonders Datenbearbeitungen im Zusammenhang mit Direktwerbung (z.B. gegen Werbe-E-Mails). Im Rahmen des auf Sie anwendbaren Rechts haben Sie zudem das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, auf Einschränkung der Datenbearbeitung und auf Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen und das Recht, von uns die Personendaten, welche Sie uns bereitgestellt haben, unentgeltlich in einem lesbaren Format zu erhalten. Sie haben zudem das Recht, Einwilligungen zu widerrufen, ohne dass dadurch die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenbearbeitung berührt wird. Sie können zudem bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einreichen.
9. Was ist sonst zu beachten?
Bei der Bearbeitung Ihrer Personendaten stützen wir uns insbesondere auf folgende Grundlagen:
Die Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder für vorvertragliche Massnahmen auf ihre Anfrage;
berechtigte Interessen; dazu gehört z.B. das Interesse an der Kundenbetreuung und der Kommunikation mit Kunden auch ausserhalb eines Vertrags; an Marketing-Aktivitäten; daran, unsere Kunden und andere Personen besser kennenzulernen; daran, Dienstleistungen zu verbessern und neue zu entwickeln; an der Betrugsbekämpfung und der Verhinderung und Untersuchung von Delikten; am Schutz von Kunden, Mitarbeitern und anderen Personen und Daten; an der Gewährleistung der IT-Sicherheit, besonders im Zusammenhang mit der Verwendung von Webseiten, Apps und anderer IT-Infrastruktur; an der Gewährleistung und Organisation des Geschäftsbetriebs, einschliesslich des Betriebs und der Weiterentwicklung von Webseiten und anderen Systemen; an der Unternehmensführung und -entwicklung; am Verkauf oder Kauf von Unternehmen, Unternehmensteilen und anderen Vermögenswerten; an der Durchsetzung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; an der Einhaltung des schweizerischen Rechts und interner Regeln; und das Interesse unserer Kunden, die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit möglicher Käufer oder Mieter zu prüfen;
auf eine Einwilligung, sofern wir sie gesondert um Einwilligung bitten;
ein Erfordernis zur Einhaltung von Rechtsvorschriften.
Eine Pflicht zur Bekanntgabe von Personendaten an uns besteht in aller Regel übrigens nicht, es sei denn, sie stehen in einer Vertragsbeziehung mit uns, die eine solche Pflicht begründet. Allerdings werden wir diejenigen Personendaten erheben und bearbeiten müssen, die für die Aufnahme und Abwicklung einer Vertragsbeziehung und für die Erfüllung der damit verbundenen Pflichten notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben sind. Andernfalls können wir den betreffenden Vertrag nicht schliessen oder weiterführen. Faktisch zwingend ist auch die Bearbeitung von Log-Daten und bestimmten anderen Daten bei der Verwendung von Webseiten und Apps. Auch bei der Kommunikation mit uns müssen wir zumindest diejenigen Personendaten bearbeiten, die Sie uns oder die wir Ihnen übermitteln.
Bern, 17. August 2023