Flatfox und VERIT Immobilien AG: digitale Immobilienbewirtschaftung zu Ende gedacht

Medienbrüche werden konsequent eliminiert

Jährlich bewältigt VERIT schweizweit über 2’000 Wiedervermietungen. Damit einhergehen viele administrative Tätigkeiten und Wartezeiten. Diverse Unterlagen, wie z.B. für die Mietkaution oder den Mietvertrag, müssen von Hand unterschrieben und postalisch retourniert werden. Mit dem Warten auf eine Bestätigung und Rückantwort vergeht wertvolle Zeit. Diese seriellen, von Medienbrüchen gezeichneten und analogen Abläufe sowie die Koordination verschiedenster Parteien machten den Onboarding-Prozess langwierig und beschwerlich. Letztendlich stellt der gewohnte Bewerbungsprozess weder ein zeitgemässes Kundenerlebnis für Mietinteressenten noch eine praktische Bearbeitung für Immobilienunternehmen dar.

Die VERIT Immobilien AG ist seit nunmehr drei Jahren Kunde von Flatfox. Laut Martin Frei, Chief Digital Officer bei VERIT, standen folgende Überlegungen am Anfang des Projektes mit Flatfox: “Der Fokus liegt vordergründig auf der Vereinfachung, Weiterentwicklung und Automatisierung volumengetriebener Routineprozesse mittels der neuen VERIT Bewirtschaftungsplattform in Zusammenarbeit mit externen Serviceplattformen”.

Flatfox ist dabei mit der Bewirtschaftungsplattform der VERIT durch Schnittstellen bi-direktional verbunden. Die Initialisierung dieser Prozesse geschieht via Flatfox mit der Ausschreibung über unser Portal sowie auf weiteren Web-Portalen. Nahtlos wird der digitale Bewerbungsprozess gestartet mit der Bearbeitung aller Anfragen sowie der Terminvereinbarung über Flatfox. Dabei wird die Kommunikation zentral über die Flatfox Plattform im Kommunikations-Messenger über den ganzen Bewerbungsprozess gebündelt.

Kollaboration mit innovativen Partnern

Hat VERIT den richtigen Mieter gefunden, so können nun neu die digitale Abwicklung der Mietkaution (Bank und Versicherung) sowie die elektronische Unterschrift des Mietvertrages über Flatfox abgewickelt werden.

VERIT konnte mit der Hypothekarbank Lenzburg eine der innovativsten und digitsten Schweizer Banken für dieses Vorhaben gewinnen. Via API kann ein neues Mietkautionskonto rein digital eröffnet werden. In kürzester Zeit erhält der Mieter die IBAN-Nummer im Flatfoxportal und kann umgehend die Mietkaution einzahlen. Ebenfalls via API kann bei der Bank jederzeit elektronisch abgefragt werden, ob die Kaution bereits eingezahlt wurde. Ein tagelanges Warten auf eine schriftliche Bestätigung der Bank per Post entfällt somit.

Bei den Kautionsversicherungen konnten initial sogar drei namhafte Marktteilnehmer gewonnen werden, die diesen Prozess ebenfalls komplett digitalen umsetzen. SwissCaution, FirstCaution und Helvetia Mietkaution ermöglichen dem Mieter eine Mietkautionsgarantie für den Mieter via Knopfdruck. Eine elektronische Bonitätsprüfung wird von der Kautionsversicherung im Hintergrund durchgeführt und bei einer positiven Rückmeldung wird die Garantie gegenüber der Verwaltung binnen Sekunden zugesichert. Dies ermöglicht eine speditive Fortführung der Abläufe. Natürlich wird auch der Saldierungsprozess – bei einer Kündigung des Mieters – bei der Bank oder der Versicherung mit den genannten Partnern via API digital angestossen und abgewickelt. Der letzte grosse Medienbruch ist bis heute das händische Unterschreiben und Retournieren eines Dokumentes. Um dieses Problem zu lösen, konnte das junge Start-Up Skribble gewonnen werden. Lesen sie dazu mehr in unserem Blogbeitrag.

Verkürzung des Gesamtprozesses in der Bewirtschaftung

Durch das Arbeiten mit digitalen Dokumenten und Prozessen können Verarbeitungsabläufe besser strukturiert und standardisiert werden. Dies wirkt sich positiv auf die Qualität sowie die Prozessdurchlaufzeit aus und schafft gleichzeitig ein völlig neues Erlebnis für Mietinteressenten. Das Ökosystem von firmenübergreifenden Prozessen wird zur Realität. Martin Frei (Chief Digital Officer) von VERIT Immobilien AG ist überzeugt: “Mit den neuen digitalen Abläufen vermeiden wir zeitintensive Medienbrüche. Neu ist es nicht mehr nötig, ein Dokument physisch zu unterzeichnen und per Post zu retournieren. Viele Prozesse können auch parallel angestossen und innert Minuten abgeschlossen werden. Das wirkt sich sehr positiv auf die Verkürzung der Zeitdauer des Prozesses aus. Im Extremfall kann innert weniger Minuten eine Mietkaution hinterlegt und der Mietvertrag rechtsgültig unterzeichnet werden. Früher dauerte dieser Prozess mehrere Tage bis Wochen! Zudem spart die BewirtschafterIn durch die direkte Anbindung via API zu unseren Partner bei jedem Prozessdurchlauf einige Minuten an Zeit. Da diese Standardprozesse über 2000 Mal pro Jahr durchgeführt werden, ergibt sich total eine Effizienzsteigerung von ca. 500h. Diese Zeit kann der Mitarbeitende für andere Tätigkeiten verwenden.”

Für alle Flatfoxkunden stehen die Innovationen ab sofort zur Verfügung.

Ps: bleiben Sie am Ball. Die weiteren Partner werden hier auf unserem Blog demnächst vorgestellt.