Regimo Bern über die Entwicklung der digitalen Mieteranliegen mit Flatfox

Im Interview mit der Regimo Bern sprechen wir über die gemeinsame Entwicklung und Pilotierung von digitalen Mieteranliegen mit Flatfox seit der Einführung.

Ende letzten Jahres hat Flatfox mit der Einführung der digitalen Mieteranliegen einen weiteren Schritt in Richtung ganzheitliches Vermieten gemacht. In enger Zusammenarbeit mit der Regimo Bern AG wurde diese Funktionserweiterung entwickelt, pilotiert und ist seither erfolgreich im Einsatz. Im Interview mit Remo Kriemler (Geschäftsführer), Kevin Gerber (Leiter Bewirtschaftung) und Raphaela Bachofner (Leiterin Beratung und Vermarktung) werfen wir einen Blick hinter die Kulissen der gemeinsamen Produktentwicklung.

Ihr seid seit 2018 Flatfox Kunden. Was schätzt ihr an der täglichen Arbeit mit unserer Plattform besonders?

Kevin Gerber: Wir hatten schon einige digitale Tools getestet, aber bei Flatfox überzeugt in der Praxis vor allem die einfache Handhabung. Der Aufbau der Software ermöglicht eine hürdenfreie Kommunikation – nicht nur mit Mietinteressenten sondern auch untereinander im Team.

Remo Kriemler: Die Schwierigkeit der Digitalisierung liegt in den verschiedenen Tools. Für ein wirklich effizientes Erlebnis ohne medienbrüche müssen diese Tools “miteinander reden” können. Auch wenn hier noch viel Potential liegt, hat Flatfox mit seiner Plattform bereits viel zu bieten. Gerade die ERP Schnittstellen und die Möglichkeit der Kommunikation mit Mietinteressenten erleichtert den Alltag. Dank der digitalen Mieteranliegen unterstützt uns Flatfox neu auch in der Kommunikation mit bestehenden Mietern.

Warum war Flatfox für die Digitalisierung von Mieteranliegen der richtige Ansprechpartner?

Remo Kriemler: Das Team von Flatfox spricht die gleiche Sprache wie wir. Gerade dieser pragmatische Ansatz in der Entwicklung von digitalen Lösungen, hat diese Zusammenarbeit so angenehm und auch zielführend gemacht. Man merkt, dass Flatfox als Partner mit mehrjähriger Erfahrung schon lange in der Branche arbeitet und weiss, worauf es ankommt.

Entstanden ist dann eine einfache Lösung, die für den Mieter keine Hürde sondern eine Hilfe darstellt. In gewohnter Flatfox manier eben – praktisch, funktional und ohne Schnickschnack. - Remo Kriemler

Kevin Gerber: Das kann ich so bestätigen. Da wir bereits mit Flatfox arbeiten, kennen wir das Produkt als ausgereifte Lösung. Als man dann mit einem Vorschlag zur Pilotierung des digitalen Mieteranliegens auf uns zukam, sagten wir gerne zu. Ein weiterer Grund war, dass der technische Mehraufwand der Implementierung gering ausfiel. Von unserer Seite her musste nur ein QR Code und entsprechender Link auf unserer Webseite integriert werden. Der Mieterschaft haben wir dann Informationsflyer geschickt und diese zusätzlich bei unseren Liegenschaften angebracht.

Was war das schönste Feedback, dass ihr auf die digitale Mieteranliegen bekommen habt?

Remo Kriemler: In den ersten Wochen bekamen wir von der Mieterschaft tatsächlich Tickets ohne Schadenmeldungen, sondern mit dem einzigen Zweck uns wissen zu lassen, dass die Funktion toll ist. Das freut uns sehr, denn am Ende des Tages führen wir diese Neuheiten für sie ein, um ihnen das Leben einfacher zu machen. Es war auch eine angenehme Überraschung zu sehen, dass die Funktion seit der Einführung über die ganze Breite der Mieterschaft, über jede Altersstufe hinweg genutzt wird. Wir sind also auf dem richtigen Weg und ansonsten gilt: No news are good news!

Kevin Gerber: Mich haben auch die Reaktionen im Team, als wir über die Pilotierung informiert haben, gefreut. Es war schön zu sehen, dass die Teamkollegen das Projekt mit der gleichen Begeisterung anpacken wollten wie ich. Die anfängliche Skepsis der Mitarbeiter, welche nicht im Pilot involviert waren, legte sich auch rasch. Als die definitive Einführung kam, war die erste Reaktion: ”Nicht schon wieder ein neues Tool!”. Doch nach wenigen Tagen, an denen man mit der Funktion gearbeitet hatte, wurde sie schnell für gut befunden. (lacht)

Was ist im Gegensatz zu vorher, ohne Flatfox, in Bezug auf Mieteranliegen anders?

Raphaela Bachofner: Wir können die Effizienzsteigerung noch nicht in totalen Zahlen messen, aber wenn wir die Anzahl Telefonate zu unseren Spitzenzeiten im Vergleich anschauen, haben sich diese deutlich reduziert. Die Meldungen verschwinden natürlich nicht einfach, aber statt Anrufe hat man jetzt Tickets. Diese kann man im Team besser verteilen und der Reihe nach abarbeiten. Gerade der Montagmorgen, wo sich die Meldungen über das Wochenende ansammeln ist dadurch entspannter geworden.

Die Digitalisierung steigert nicht nur die Effizienz, sondern gerade in Bezug auf die Mieteranliegen auch die Qualität. Digitale Tickets ermöglichen viel mehr strukturierte Informationen auf einen Blick, die man analog so nicht hatte. - Kevin Gerber

Kevin Gerber: Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte. Mit der Möglichkeit, digitale Tickets zu erstellen, kann man seinen Schaden ablichten und gleich mit Kommentaren versehen. Das verkürzt die Prozessdurchlaufzeit, da wir dieses Ticket auch direkt dem Handwerker weiterleiten können. Für die Handwerker bringt es den Vorteil von viel detaillierteren Schadenmeldungen, was ihnen die Arbeit erleichtert. Da wurden wir auch schon darauf angesprochen.

Ist es wichtig für den Mieter, dass die Meldung über die eigene Regimo Bern Website läuft?

Remo Kriemler: Auf jeden Fall. Die Mieteranliegen können über einen QR Code oder direkt übere unsere Website ohne Login erfasst werden. Im Nachhinein ist das wahrscheinlich der zentrale Punkt, warum die Funktion von der Mieterschaft sofort gut angenommen und genutzt wurde. Wenn die Erfassung zu umständlich wird, und der Mieter es als zu anstrengend empfindet, wird er den Vorgang abbrechen.

Wie werden Mieter abgeholt, die noch per Telefon Schadenmeldungen vornehmen? Gibt es Massnahmen zur Begleitung für die digitale Version?

Kevin Gerber: Ja. Wir holen sie tagtäglich ab, bei jedem Kontakt den sie mit uns haben. Wenn wir telefonisch kontaktiert werden, machen wir sie noch im Gespräch auf die digitale Alternative aufmerksam. Oft fordern wir sie gleich auf, doch schnell ein Ticket mit Foto zu erstellen. Wenn es dann doch mal vorkommt, dass eine Person lieber telefonisch begleitet wird, ist das natürlich auch möglich. Am Ende des Tages sind wir immer noch Dienstleister, und wir werden niemanden zwingen, die digitale Schadenmeldung zu nutzen der nicht will.

Von der Entwicklungsphase, Implementierung und Pilotierung – was hat am meisten Spass gemacht?

Kevin Gerber: Der direkte Austausch war toll. Kein Fachchinesisch, sondern angenehme Gespräche auf Augenhöhe. Das Team von Flatfox hat unsere Inputs und Probleme gleich erkannt und konnte diese dann auch Problemlos umsetzen. Das Ergebnis ist somit eine praktizierbare Lösung – von Bewirtschafter für Bewirtschafter.

Würdet ihr uns weiterempfehlen?

Remo Kriemler: Auf jeden Fall. Ich bin Flatfox Ambassador innerhalb der Regimo Gruppe und stehe auch gerne bei Branchenkollegen für Auskünfte über unsere Erfahrungen mit der Plattform zur Verfügung.

Ich wurde auch schon von anderen Verwaltungen auf Flatfox angesprochen, und konnte es immer mit gutem Gewissen weiterempfehlen. Das würde ich nicht, wenn ich nicht vom Produkt überzeugt wäre. - Kevin Gerber

Wir danken der Regimo Bern ganz herzlich für die tolle Zusammenarbeit und das Interview. Gerne halten wir Sie über bevorstehende Weiterentwicklungen auf dem Laufenden! Lesen Sie im Interview mit der Mieterin Frau W. (69), wie sich das digitale Mieteranliegen in der Praxis Bewährt hat. Bei Fragen oder Interesse an einer unverbindlichen Demo können Sie uns gerne kontaktieren.

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