Portail Flatfox pour locataires: le courrier postal au service de la numérisation
Le monde de la gestion immobilière est en pleine mutation et oscille entre solutions modernes et moyens de communication traditionnels. Chez Flatfox, nous avons comblé le fossé entre l’efficacité numérique et la nécessité d’atteindre tous les locataires grâce à quelque chose d’aussi «vintage» que le courrier postal.
06.12.2023, Xenia Müller
Une communication numérique et papier avec les locataires
Aujourd’hui, la plateforme Flatfox vous assiste déjà non seulement pour les formulaires de candidature et la signature de contrats en ligne, mais aussi pour le traitement des demandes de locataires et la résiliation numérique. Grâce à ces innovations, Flatfox est devenue au cours de la dernière décennie, une plateforme d’interaction numérique sur toute la ligne pour les gestionnaires immobiliers et les locataires qui se caractérise par une communication numérique et fluide entre toutes les parties.
Les professionnels de l’immobilier travaillent jour après jour avec les e-mails, les systèmes ERP et d’autres logiciels. Et pourtant, des lettres continuent d’atterrir sur leur bureau. La longue expérience de notre clientèle le prouve: pour certains locataires, la communication papier fait encore partie intégrante de leur quotidien. En effet, soit les locataires ne sont pas à l’aise avec le numérique, soit leurs adresses e-mail ne sont pas enregistrées auprès de l’équipe de gestion ou sont obsolètes.
Flatfox a identifié et comblé cette lacune en collaboration avec les clients et clientes. Notre nouveau portail pour locataires offre la possibilité de choisir entre messages numériques et courriers traditionnels. Car nous comprenons que tous les locataires ne veulent, ou ne peuvent, pas emprunter la voie du numérique.
Une communication sans rupture de médias via la plateforme Flatfox
Avec son nouveau portail pour locataires, Flatfox vient de créer une nouvelle solution qui allie à la fois vitesse du monde numérique et familiarité du courrier. Cela permet aux professionnels de l’immobilier de choisir entre les messages numériques et les courriers papier, le tout dans un processus fluide.
En un clic, vous pouvez décider si un message doit être envoyé par voie électronique ou sous forme de courrier traditionnel. Grâce à l’intégration transparente avec le système ERP et les données de base, vous pouvez voir en un coup d’œil les informations disponibles sur vos locataires et choisir le canal de communication adéquat.
Et ce n’est pas tout! Que vous optiez pour le numérique ou le papier, vous pouvez à nouveau vous concentrer pleinement sur vos tâches administratives. En effet, lors de l’envoi de lettres via la plateforme Flatfox, l’impression, l’affranchissement et l’ensemble de l’envoi sont directement pris en charge pour vous. À cet égard, nous travaillons avec le spécialiste de l’expédition Pingen, qui reçoit automatiquement toutes les informations grâce à une interface.
Du courrier papier à la communication numérique complète
Ce qui est vraiment astucieux, c’est que chez Flatfox, le courrier papier n’est pas exclu, il est intégré: tout reste numérique. Le statut de l’envoi et les notifications de livraison arrivent directement en ligne sur Flatfox. L’ensemble du processus reste ainsi entièrement numérique et transparent pour tous les professionnels de l’immobilier, même avec cette «connexion astucieuse» qu’est le courrier.
Julia Bitschnau, CPO chez Flatfox SA, explique: «Il s’agit de trouver des solutions qui correspondent aux besoins réels de nos clients. C’est pourquoi, même à l’ère du numérique, nous sommes prêts à intégrer un média comme le courrier postal.»
Cette nouvelle fonction permet de combiner la communication numérique et traditionnelle sur une seule plateforme. L’objectif reste néanmoins d’inciter les locataires à communiquer de manière numérique sur la plateforme Flatfox. C’est pourquoi il faut aussi inciter les locataires par courrier postal, à contacter l’administration en ligne, à s’inscrire et à enregistrer ou mettre à jour sa propre adresse e-mail. Ainsi, la communication devient non seulement plus simple, mais aussi plus économique et plus respectueuse de l’environnement, pour les deux parties.